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1、辦公室自動化和字處理的概念□ 展望中的辦公室自動化每年白領工人都有較大的工作強度；然而，僅在最近強調利用計算機以來才使他們眼前的工作環境變得更有實際效果。

2、白領工人的工作效率還沒有趕上監領工人的生產效率。

【資料圖】

3、意想不到的是，專業人員費了他們時間的10%-75%在書寫工作上，而文書人員則多費了10%-50%的時間在很容易就能實現自動化的工作上。

4、具有專職秘書的任一公司或辦公室都能證明，購買計算機和支援軟件是合算的。

5、辦公室自動化，特別是數據處理，在許多辦公環境里大大地提高了辦公效率。

6、在辦公室自動化方面，投資的回收周期通常不超過兩年的時間。

7、?行政首腦和文書人員都能同等地認識到辦公室自動化的效益。

8、例如，按照慣例，秘書要用打字機印出由經理通過口述或手寫的文件。

9、而現在，秘書可以利用字處理設備來簡化這個抄錄過程；而且，經理能在視頻顯示器(VDU)上產生較短的修改稿，這比起向秘書說明修改稿的內容來要更快。

10、然而，要指望提高50%的打字效率，即使不提及輸出質量要有同等的提高，也不是一件過分樂觀的事。

11、?□ 什么是辦公室自動化和字處理字處理(即WP)這個術語是由IBM公司在60年代中期提出的，而且適合該公司的磁卡片和帶打印機產品的應用范圍。

12、字處理這個術語在70年代中期就成了非常流行的術語，那時專門用于正文處理的小型計算機已在商業上得到了應用。

13、辦公室自動化在最近10年中得到了發展，總起來說，它指的就是涉及一般辦公室工作的計算機應用。

14、雖然字處理和辦公室自動化這兩個術語常可以交換使用，但是字處理是包含辦公室自動化的一部分內容。

15、實際上，對于信息服務人員、用戶管理人員和文書人員來說，這兩個術語所指的范圍和意義一直是混淆不清的。

16、辦公室自動化包括像字處理、數據處理、數據輸入、電子郵件、傳真和聲音處理等這樣的一些方面的應用。

17、假定這些應用準確地反映了辦公室自動化的范圍，那么人們可能會問，為什么所有這一切會引起辦公室自動化的注意呢?實際上，辦公室自動化只不過是采用了計算機系統的另一應用領域。

18、創造這兩個術語是為了銷售支持辦公室自動化的獨立硬件，然而，字處理和辦公室自動化都不過是信息服務業務的延伸。

19、?辦公室自動化是計算機的一種有效的、而且成本合理的應用，但是它會過量出售(被貨商)、廉價出售(被信息服務部門)、以及錯賣(被所有人)給業務領域的管理人員。

20、?□ 辦公室自動化的應用1.字處理?字處理是辦公室自動化的基礎。

21、因此，后面專門論述字處理這個應用方面。

22、字處理指的是利用計算機來輸入正文；把正文存儲在磁存儲介質上；在準備輸出的過程中操縱正文；以及打印輸出正文。

23、正文處理包括像把姓名和地址文件同相應的格式信件歸并在一起這樣的任務，無論怎么樣的更復雜的數據操縱都將歸入數據處理這個應用方面。

24、?2.數據處理?某些數據處理(DP)應用已與辦公室自動化結合在一起。

25、最普通的系統包括事務調度、日程安排、人事安排、設施管理、以及旅行安排等。

26、?3.數據錄入?數據錄入業務通常更多的包含在數據處理或信息系統的內部，但是由于它是一種傳統的辦公業務，所以數據錄入多少總與辦公室自動化聯系在一起。

27、?4.電子郵件?在電子郵件應用方面，通過計算機就能把文電發送給公司內部的人；在某些情況下，能發送給公司外面的人。

28、?5.傳真?傳真設備能夠把影像(硬拷貝資料)經由電話線路傳遞給另一個辦公室。

29、這些傳真設備能夠獨立于字處理或數據處理計算機而工作。

30、?6.聲音處理?聲音處理包括舉行電信會議和聲音信息轉換。

31、舉行電信會議的聲音和影像是電話網絡支持傳遞的。

32、除不能得到硬拷貝之外，聲音信息轉接(一種能存儲并遞送的"聲音郵箱"系統)達到了像數據信息轉接或電子郵件一樣的目的。

33、把發送人的聲音數字化并存儲在磁盤上供以后檢索用。

34、在指定的接收人請求時，就把這些數字化了的信息發送給指定的目的地。

35、在這兩個方面的應用中沒有一個是要由字處理計算機或主計算機來支持的。

36、?什么是辦公自動化?辦公室自動化是近年隨著計算機科學發展而提出來的新概念。

37、辦公室自動化英文原稱Office Automation，縮寫為 OA。

38、辦公室自動化系統一般指實現辦公室內事務性業務的自動化，而辦公自動化則包括更廣泛的意義，即包括網絡化的大規模信息處理系統。

39、 辦公自動化沒有統一的定義，凡是在傳統的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業務，都屬于辦公自動化的領域。

40、通常辦公室的業務，主要是進行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業務文本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產生文件復件等等。

41、所以，采用計算機文字處理技術生產各種文檔，存儲各種文檔，采用其它先進設備，如復印機、傳真機等復制、傳遞文檔，或者采用計算機網絡技術傳遞文檔，是辦公室自動化的基本特征。

42、辦公室是各行業工作的領導進行決策的場所。

43、領導機關做出決策，發布指示，除了文檔上的往來之外，更深層的工作，實際上是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向下級機構或合作單位，或業務關聯單位。

44、OA（辦公自動化）技術分為三個不同的層次：第一個層次只限于單機或簡單的小型局域網上的文字處理、電子表格、數據庫等輔助工具的應用，一般稱之為事務型辦公自動化系統。

45、隨著三大核心支柱技術：網絡通訊技術、計算機技術和數據庫技術的成熟，世界上的OA已進入到新的層次，在新的層次中系統有四個新的特點： （1）集成化。

46、軟硬件及網絡產品的集成，人與系統的集成，單一辦公系統同社會公眾信息系統的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統。

47、 （2）智能化。

48、面向日常事務處理，輔助人們完成智能性勞動，如：漢字識別，對公文內容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。

49、 （3）多媒體化。

50、包括對數字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。

51、 （4）運用電子數據交換（EDI）。

52、通過數據通訊網，在計算機間進行交換和自動化處理。

53、這個層次包括信息管理型OA系統和決策型OA系統。

54、辦公事務OA中，最為普遍的應用有文字處理、電子排版、電子表格處理、文件收發登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、人事管理、財務統計、報表處理、個人數據庫等。

55、這些常用的辦公事務處理的應用可作成應用軟件包，包內的不同應用程序之間可以互相調用或共享數據，以便提高辦公事務處理的效率。

56、這種辦公事務處理軟件包應具有通用性，以便擴大應用范圍，提高其利用價值。

57、此外，在辦公事務處理級上可以使用多種OA子系統，如電子出版系統、電子文檔管理系統、智能化的中文檢索系統（如全文檢索系統）、光學漢字識別系統、漢語語音識別系統等。

58、在公用服務業、公司等經營業務方面，使用計算機替代人工處理的工作日益增多，如訂票、售票系統，柜臺或窗口系統，銀行業的儲蓄業務系統等。

59、事務型或業務型的OA系統其功能都是處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。

60、為了提高辦公效率，改進辦公質量，適應人們的辦公習慣，要提供良好的辦公操作環境。

61、信息管理型OA系統是第二個層次。

62、隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統中對和本單位的運營目標關系密切的綜合信息的需求日益增加。

63、信息管理型的辦公系統，是把事務型（或業務型）辦公系統和綜合信息（數據庫）緊密結合的一種一體化的辦公信息處理系統。

64、綜合數據庫存放該有關單位的日常工作所必需的信息。

65、例如，在政府機關，這些綜合信息包括政策、法令、法規，有關上級政府和下屬機構的公文、信函等的政務信息；一些公用服務事業單位的綜合數據庫包括和服務項目有關的所有綜合信息；公司企業單位的綜合數據庫包括工商法規、經營計劃、市場動態、供銷業務、庫存統計、用戶信息等。

66、作為一個現代化的政府機關或企、事業單位，為了優化日常的工作，提高辦公效率和質量，必須具備供本單位的各個部門共享的這一綜合數據庫。

67、這個數據庫建立在事務級OA系統基礎之上，構成信息管理型的OA系統。

68、決策支持型OA系統是第三個層次。

69、它建立在信息管理級OA系統的基礎上。

70、它使用由綜合數據庫系統所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構造或選用決策數字模型，結合有關內部和外部的條件，由計算機執行決策程序，作出相應的決策。

71、事務級OA系統、信息管理級OA系統和決策支持級OA系統是廣義的或完整的OA系統構成中的三個功能層次。

72、三個功能層次間的相互聯系可以由程序模塊的調用和計算機數據網絡通信手段做出。

73、一體化的OA系統的含義是利用現代化的計算機網絡通信系統把三個層次的OA系統集成一個完整的OA系統，使辦公信息的流通更為合理，減少許多不必要的重復輸入信息的環節，以期提高整個辦公系統的效率。

74、一體化、網絡化的OA系統的優點是，不僅在本單位內可以使辦公信息的運轉更為緊湊有效，而且也有利于和外界的信息溝通，使信息通信的范圍更廣，能更方便、快捷地建立遠距離的辦公機構間的信息通信，并且有可能融入世界范圍內的信息資源共享。

75、事務級OA系統稱之為普通辦公自動化系統，而信息管理級OA系統和決策支持級OA系統稱之為高級辦公自動化系統。

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